Главное

Виртуальные улыбки и социальная пропасть

Ольга
Монахова
Руководитель «Первого Дальневосточного центра этикета» Ольга Монахова о том, как не прослыть хамом на «удаленке»:

- Вынужденная изоляция заставляет всех нас знакомиться с правилами этикета при дистанционном общении - в Cети и по телефону.

Надо учесть, что требования делового этикета в этом формате не всегда совпадают с правилами обычного этикета.

Конечно, важно соблюдать, как и при очном общении, субординацию, уважение к оппоненту, помнить про чувства такта.

Но, например, в обыкновении, когда мы входим в помещение, нам предписано приветствовать присутствующих, а вот согласно цифровому этикету, когда мы входим в групповой чат, нам не нужно здороваться со всеми, чтобы не отвлекать участников.

Звонить в формате делового общения принято с 9.00 до 19.00.
Но есть рекомендации: если решаемый вопрос не срочный и степень его важности невысокая, то лучше звонить с 10.00 до 14.00 и с 15.00 до 18.00. В понедельник предпочтительно совершать звонки с 11.00, а в пятницу до 13.00.

Старайтесь не звонить в первый и последний час рабочего дня. А если вопрос не требует отлагательств или же есть договоренность о позднем звонке, то успейте совершить его до 22.00.

Когда начинаете разговор, слова «алло», «слушаю», «говорите» использовать нельзя. Элементарно поздоровайтесь, доброжелательно представьтесь: «Добрый день. Название компании. Имя. Должность». Сами переговоры должны быть краткими, ведь продолжительность деловой беседы по телефону имеет регламент – не больше 4 минут, если же обсуждение требует длительного времени – назначьте личную встречу.

Дурной тон – передавать трубку во время разговора много раз, нельзя также оставлять телефонные звонки без ответа. С обещанием перезвонить не затягивайте – максимум, в течение суток.

Главврач КДЦ «Вивея» Наталья Болоняева о новых правилах этикета в условиях пандемии:
18 мая 2020, 09:30 0


Неисполнение этого обещания – грубое нарушение правил. Даже если разговор утратил актуальность, перезвонить все равно нужно.

Если во время разговора звонок прервался, то перезвонить повторно должен инициатор беседы – это помогает избежать дальнейшей путаницы.

Разговаривая с собеседником, слушайте его внимательно, чтобы не потерялась нить разговора, если такой возможности нет, скажем, вам нужно срочно решить вопрос, то не заставляйте ждать человека, лучше попросите прощения и перенесите беседу.
К слову, принимать вызов рекомендуется не ранее третьего гудка, а ожидать ответа – около 7 гудков.

Во время делового общения можно также воспользоваться функцией «удержания», если нужно найти информацию или подумать, как лучше ответить на вопрос. Однако частить с ней нельзя – максимум 1-2 раза за беседу. И да, лучше, чтобы рядом были листок и ручка – они могут понадобиться для записей.

В отличие от телефонных звонков, письма на электронную почту можно отправлять в любое время, но для такой переписки тоже есть свои правила. Так, в электронном письме заполнять нужно все поля (почтовый адрес получателя лучше ввести в последнюю очередь).

Отдельное внимание уделите теме, ведь это первое, что видит будущий собеседник, а значит от этого зависит и дальнейшая судьба отправления – заинтересует ли оно человека, будет ли открыто?

Вице-президент клуба российской ювелирной торговли по ДФО Евгений Шевелев о поддержке бизнеса
14 мая 2020, 14:30 0


Поэтому тема должна быть краткой и отражать суть письма, в ходе переписки менять ее не принято. Не забывайте и то, что имя отправителя должно быть понятным, а текст отвечать требованиям: обращаться нужно на «Вы» и по имени-отчеству, начинать письмо с приветствия и вести общение на понятном адресату языке, не используя сленг, например.

В деловом общении и переписке лучше использовать «Здравствуйте!», «Добрый день!» в качестве приветственных обращений (в иных средствах коммуникаций позволяется «Доброе утро!» и «Добрый вечер!»). А вот выражений «Доброго времени суток!» или «Доброго дня!» лучше избегать.

Перед отправлением не забудьте проверить пунктуацию, орфографию, а также указать дату написания документа, реквизиты организации, вашу должность, полное имя.

Отвечать на пришедшее электронное письмо нужно сразу, а подробнее – в течение 24 часов. Если в письме есть вложения – укажите, если письмо требует скорейшего ответа – подтвердите рассылку звонком или сообщением, при этом конфиденциальную информацию таким образом отправлять все же не стоит. Не забудьте сохранить переписку или даже структурировать по папкам, если это необходимо.

Если в ходе делового общения приходится использовать мессенджеры, то лучше не вставляйте в текст различные смайлики, скобочки-улыбки, хотя этого деловой этикет не запрещает.

ЭксклюзивМнения
Хабаровский ресторатор Анна Михейко об убытках и о том, почему поддерживает самоизоляцию
04 мая 2020, 14:00 0


Эмодзи применять можно, скажем, для смягчения формата переписки, но сдержанно – и если между социальными статусами собеседников нет «пропасти», если вы уверены, что человек поймет значение символа правильно или же он сам использует смайлики в вашей беседе.

А вот аудиосообщения в деловой переписке считаются абсолютно дурным тоном, ведь они для получателя неудобны: не всегда есть возможность прослушать, да и так тратится больше времени, чем на прочтение послания. Другое дело, если собеседник стал инициатором голосовых сообщений.

В мессенджерах тоже нужно отвечать сразу или в ближайшее время, очень неприлично оставить сообщение без ответа, поэтому хоть кратким, но он должен быть. Если же не ответили на ваше сообщение, то по правилам этикета напомнить о себе можно на следующий день, однако если вопрос важный для обоих – разрешено напомнить через пару часов. Сообщения через такой канал связи тоже отправляются только в рабочее время.

В социальных сетях деловые переписки не приветствуются, лучше обменяться с человеком контактами и продолжить общение в иных пространствах.

Если у вас видеоконференция, то, конечно, надо прилично выглядеть и следить, чтобы на заднем фоне не прыгали и не кричали ваши кошки и дети.

А если ваши переговоры проходят в формате личной встречи, телефон в это время должен находиться на столе, а не у вас в руках.

Когда человек во время «живой» беседы отвлекается на смартфон – это своего рода демонстрация того, что есть дела и поважнее, чем текущая встреча.

Если ждете звонка и телефон необходим – предупредите об этом заранее.

По теме